• den 27. februar 2019

Konstituerende Bestyrelsesmøde 26. Februar 2019

Referat af Konstituerende bestyrelsesmøde 26. februar 2019

Deltagere:
Petra, have nr. 79 (dagsorden + referat) – FORMAND
Charlotte Zon, have nr. 8 – NÆSTFORMAND
Jonna, have nr. 132 – KASSERER
Lisbeth, have nr. 110
Jeanne, have nr. 145

Mødet er holdt inklusive suppleanterne (1. suppleant Mathias have nr. 148, 2. suppleant Martin have nr. 147 og 3. suppleant Charlotte fra have nr. 121f)

Meldt afbud:
Ingen

Bestyrelsesmødet blev denne gang afholdt hos Petra – uden forplejning J

1. Velkommen og en kort runde

2. Gennemgang af referatet fra generalforsamlingen og eventuelle tilføjelser/ændringer

  • gennemgået
  • referatet bliver sendt ud til alle medlemmerne efter indhentning af alle underskrifter

3. Afklaring af forventninger til hinanden og samarbejdet i det kommende års tid

  • vi er enige om, at vi vil være åbne over for hinanden i bestyrelsesarbejdet, konstruktive i tilgangen til opgaveløsningen og vil afklare uenigheder respektfuldt med hinanden, hvis/ligeså snart der opstår noget
  • rammerne for bestyrelsesmøderne bliver også i denne sæson: den 2. tirsdag hver måned 
  • mødestrukturen: vi tænker over det til næste gang og kommer med konstruktive forslag 

4. Fordeling af arbejdsopgaver i bestyrelsesgruppen

  • Opgaveliste til sæson 2019:
  • affaldshåndtering i sæson 2019 (Martin og Jonna)
  • bestilling afhøvling/genopretning af veje (Charlotte)
  • børnearrangement i 2019 (Charlotte Zon)
  • opdatering af hjemmesiden inklusive plug-ins samt adgang til de nye bestyrelsesmedlemmer til Dropbox og mail (Martin)
  • besvarelse af mails (Martin og Jonna)
  • udsendelse af referat fra generalforsamlingen inkl. budget og formandsberetningen (Martin)
  • regelmæssig aflæsning og indberetning af hovedvanduret (Mathias)
  • planlægning af vandåbningen – mad, drikke, evt. underholdning og tale (Lisbeth, Jonna og Petra)
  • ”Indkørsel forbudt”-skilte (Petra tager kontakt til Jan fra have nr. 119)
  • håndtering af byggesager (Jeanne og Mathias)
  • håndtering af haveoverdragelser (Jonna)
  • opdatering af vigtige datoer og nyttige oplysninger 2019 (Jonna)
  • planlægning af fælles aktivitetsdag (Charlotte og Lisbeth)
  • styr på vedtægtsudvalget (Jonna)
  • bestille haveaffaldscontainere (Jonna)

5. Kalender og vigtige datoer

  • Jonna har opdateret listen àbliver lagt på hjemmesiden
  • Vandåbning 2019bliver den 30.marts (hvis frosten er af jorden)

6. Status molokker

  • der er indhentet tilbud fra tre forskellige leverandører 
  • efter godkendelsen ved generalforsamlingen arbejdes der nu på afklaringen af placeringen
  • der skal koordineres containere til sæsonopstarten, indtil molokløsningen er på plads 
  • fortsat vigtigt med sortering af affald (alt sorteret affald bliver afhentet gratis og har sidste år sparet foreningen en del penge)

7. Status byggeansøgninger 

  • i forbindelse med ændring af procedurerne omkring byggeansøgningerne, bliver der meldt procedure ud på hjemmesiden àansøgningen skal dog fortsat omkring bestyrelsen for at blive godkendt, inden den sendes videre til godkendelse i kommunen (via kommunens hjemmeside) 
  • der må desværre forventes længere arbejdstid pga. flere led i godkendelsesprocessen

8. Registrering af kolonihave

  • i forlængelse af tegningerne (oversigtskort) af de enkelte kolonihaver, som blev indleveret til ”Park og Natur” v/ Aalborg Kommune sidste år, beder kommunen nu om yderligere oplysninger i et særskilt blanket
  • blanketten bliver lagt ind på hjemmesiden
  • der meldes snarest dato ud, hvor man kan få hjælp til udfyldelse af blanketten

9. Fremtidige faste punkter til bestyrelsesmøderne

1. Godkendelse af referatet fra sidste bestyrelsesmøde samt eventuelle tilføjelser

2. Gennemgang og status af det aktuelle regnskab

3. Gennemgang og status af byggeansøgningerne

4. Havesalg i perioden siden sidst

6. Opfølgning på arbejdsopgaver

7. Vigtige datoer

8. Eventuelt

10. Eventuelt

  • underskrifter til bankpapirer, legitimationer m.m.

11. Punkter til næste møde

  • Opfølgning på vejnavne

Vel mødt hos Jonna, Schleppegrellsgade 68,st.th., tirsdag den 12.marts kl. 17.00.

Bestyrelsen i Bartholine Jørgensens Minde

HUSK, at der også i år ikke må foregå overnatning i kolonihaverne fra kl. 21:00 til 06:00! Vi glæder os til den 30. marts 2019, hvor vi må opholde os i haverne dag og nat igen!