• den 15. maj 2019

Bestyrelsesmøde 14. Maj 2019

Referat

Bestyrelsesmøde 14. maj 2019

Deltagere:
Petra, have nr. 79 (dagsorden + referat) – FORMAND
Charlotte Zon, have nr. 8 – NÆSTFORMAND
Jonna, have nr. 132 – KASSERER
Lisbeth, have nr. 110
Mathias, have nr. 148 

Meldt afbud:
Ingen

Bestyrelsesmødet blev denne gang afholdt hos Charlotte 

Jeanne, have nr. 145, har i mellemtiden solgt sin have, hvorfor vores 1. suppleant, Mathias, har overtaget hendes post. Vi ønsker Jeanne det bedste for fremtiden og hilser Mathias velkommen i bestyrelsen.

1. Velkommen

  • sæsonens første havesyn gik rigtig godt: de fleste haver ser meget flotte og indbydende ud – hvor har I været flittige og arbejdsomme!
  • desværre er der nogle stykker, hvor det ikke var i orden – vi er i gang med at kontakte de pågældende haver, dog er vi meget imponeret over, hvor få haver vi har på listen

2. Eventuelle tilføjelser/ændringer til sidste referat 

  • ingen

3. Status på det aktuelle regnskab

  • regnskabet ser fortsat fint ud
  • årets første haveleje for 2019 er endelig kommet ind efter at nogle få indbetalinger tog ekstra tid og kræfter at indhente – vi opfordrer derfor alle til oprettelse af en PBS-aftale, da det letter vores administrative arbejde gevaldigt
  • ud over dette er der ikke nogen store udgifter/aktiviteter endnu

4. Status byggeansøgningerne

  • det er fortsat meget vigtigt at vide for alle kolonihavemedlemmer, at en eventuel ombygning/tilbygning eller nybyggeri stadig skal godkendes hos bestyrelsen, inden ansøgeren selv sender den videre til kommunen til godkendelse
  • på nuværende tidspunkt er der ingen byggeansøgninger, der afventer godkendelse fra bestyrelsen
  • Mathias overtager denne opgave fra Jeanne

5. Status på molokkerne – opdatering på containerløsningen/-situationen

  • Jonna og Martin har fået tilbagemelding fra ”Byg og Miljø” omkring godkendelsen af vores ansøgning om at få etableret en molokløsning i vores kolonihaveforening: der må desværre forventes mindst 3 måneders behandlings-/ventetid i kommunen
  • de tre firmaer, som er blevet bedt om tilbud, har imidlertid forsikret os om, at de vil kunne etablere molokkere på få uger, når godkendelsen endelig er modtaget
  • det lange tidsperspektiv gør det dog nødvendigt, at vi finder en holdbar midlertidig løsning på affaldssituationen og her vil vi gerne, at alle tager et fælles ansvar for bl.a. at sortere affaldet ordentligt og skrive sig med på listen om at køre containerne frem inden afhentning 
  • med hensyn til det service og bestikkassen, der er sat ved containerne, så beder vi ejermanden om at afhente det igen hurtigst muligt
  • der informeres fortsat løbende

6. Havesalg siden sidst

  • der er solgt 2 haver siden sidst, én mere er på vej

7. Opfølgningpå arbejdsopgaverne i bestyrelsesgruppen

  • se eventuelt oversigten over flere af vores faste arbejdsopgaver i de foregående referater
  • hermed oversigt over de vigtigste opgaver lige nu:
  • ”Indkørsel forbudt”-skilte – resten af skiltene bliver sat op den 15. maj 2019
  • bestilling afhøvling/genopretning af veje (Jonna) – i gang (se længere ned)
  • håndtering af byggesager (Mathias) – løbende (se ovenfor)
  • håndtering af haveoverdragelser (Jonna) – løbende
  • modernisering af vedtægterne v/ samling af vedtægtsudvalget (tidligere Jonna, nu overdraget til Petra) – indkaldelse til første møde inden næste bestyrelsesmøde, medlemmerne af vedtægtsudvalget, som meldte sig ved generalforsamlingen vil blive kontaktet om tid og sted
  • bestilling af haveaffaldscontainere samt tømning af dem (Jonna) – der arbejdes p.t. på en mere holdbar midlertidig løsning (se ovenfor)
  • formulering af gaveregulativ til frivillige i haveforeningen (Charlotte Zon) – der er i bestyrelsen ikke stemning for at få lavet et gaveregulativ uden opbakning fra en generalforsamling, da det involverer økonomien
  • registrering af kolonihaverne (Lisbeth og Jonna) – løbende
  • planlægning arbejdshold til containertømning (Lisbeth) – løbende
  • netværksarbejde med resten af kolonihaverne på Annebergvej (Petra) – i gang

8. Opfølgning på ”vejrenovering” i denne sæson samt ”renovering” af vores gamle skilte

  • vi arbejder på at få lavet et samlet tilbud for flere kolonihaveforeninger i Aalborg, er dog ikke så langt i vores netværksarbejde, at vi har et bedre tilbud endnu
  •  at der ikke er bestilt afhøvling af vejene i denne sæson før nu, skyldes desuden, at vi havde forventet en hurtigere etablering af molokløsningen og det dermed var vigtigt at afvente denne, inden afhøvling af vejene
  • bestyrelsen har nu valgt at bruge samme firma, som de sidste år, selvom vi ikke har været fuldt tilfredse med udførelsen af arbejdet i sidste år (der blev ikke gravet dybt nok og dermed blev vejafhøvlingen meget overfladisk) – vores klagepunkter fra sidste år påtales ved bestillingen af vejafhøvlingen for i år og må forventes inden for nærmeste fremtid
  • samtidig diskuterede vi igen skiltesituationen: som skrevet ovenfor bliver resten af ”Indkørsel forbudt”-skiltene sat op den 15. maj 2019 – vi havde fået en meget suveræn og kosteffektiv løsning fra vores egne havemedlemmer og er meget glade for løsningen 
  • det kunne overvejes at sætte flere lignende skilte op (i samme kvalitet) og eventuelt få flyttet ”15km”-skiltet længere ind til krydset i foreningen samt at få lavet nogle gode løsninger for at komme ”fartsyndere” til livs
  • dette kan eventuelt tages op på vores næste generalforsamling, da dette højst sandsynligt også vil kræve økonomi og det ikke tidligere er blevet drøftet eller besluttet på en generalforsamling 
  • vi hilser derfor alle velkommen til at byde ind ift. billige og effektive løsninger ift. den høje fart i foreningen, som er til fare for alle
  • det er alles ansvar at sørge for, at vi selv, men også vores besøg el.lign. overholder fartgrænsen i foreningen

9. Opfølgning på registrering af kolonihaverne – hvordan går processen?

  • nogle få kolonihavemedlemmer modtog glædeligt hjælpen fra bestyrelsen til udfyldelse af registreringsskemaerne
  • der er afsat en dato mere: søndag, den 26. maj 2019, hvor bestyrelsen igen vil være til rådighed fra kl. 12-15:00 i haven (nærmere sted meddeles senere i opslagstavlen)
  • flere har spurgt til, om skemaerne også må afleveres i papirform – det må de godt J

10. Opfølgning på førstehjælpskursus

  • på grund af manglende efterspørgsel for et førstehjælpskursus i forbindelse med opsætningen af hjertestarteren vil vi slette dette fra vores to-do-liste
  • samtidig er hjertestarteren så brugervenlig, at en introduktion skønnes ikke umiddelbart nødvendigt
  • ved spørgsmål eller behov for forklaringer af anvendelsen af hjertestarteren kan man henvende sig til Petra

11. Et værdisæt til Bartholine Jørgensens Minde?!

  • på det seneste har bestyrelsen desværre oplevet flere meget negative henvendelser fra havemedlemmer, som hverken er konstruktive eller på anden vis bidrager til en fælles løsning af problemstillinger i haven
  • det skal derfor understreges, at det på ingen måde er acceptabelt, at man som frivillig bestyrelsesmedlem bliver udsat for nedgørende, højtråbende eller endda truende kommentarer – vi vil fremover reagere på disse med en skriftlig reprimande
  • vi opfordrer derfor alle i foreningen til at stå sammen om den gode tone og de konstruktive bidrag til opgaveløsningen i foreningen – det er trods alt dét, vi har ønsket at få etableret i vores dejlige kolonihaveforening
  • bestyrelsen har mange opgaver, som ikke nødvendigvis er tydeligt eller synligt for resten af foreningen (selvom vi bestræber os på at gøre vores arbejde så gennemsigtigt som muligt) – vær sød at anerkende det kæmpe arbejde, som bestyrelsesmedlemmerne ligger for dagen
  • ved stor utilfredshed eller vrede over nogle bestemte problemstillinger bedes man kontakte Petra (skriftligt via mail@bartholine.dk)
  • HUSK: 
    • Det er alles ansvar at byde ind til at få løst opgaver!
    • ”Bartholines Venner” på FB kan ikke betragtes som en opgaveliste til bestyrelsen!
    • ”Bartholines Venner” vil dog også fremadrettet bruges som platform til at bytte ting og sager (inklusive planter og smil), udveksle informationer, komme i kontakt med hinanden (også bestyrelsen, hvis nødvendigt) og finde gode løsninger sammen – og alle opfordres til at være en del af den gode stemning og de fantastiske input!
    • Desuden opfordres alle til at komme med indspark til bestyrelsens månedlige bestyrelsesmøder (indtil videre kun brugt sparsommeligt af vores havemedlemmer)! 
  • derudover er der positiv stemning i bestyrelsen om at få arbejdet på en fælles teamkontrakt/et værdisæt for vores bestyrelsesarbejde samt formulering af faste procedurer omkring kontakt efter havesyn, manglende betaling, klage/henvendelse fra nabo m.m.

12. Vigtige datoer

  • søndag, den 26. maj 2019, står bestyrelsen igen til rådighed fra kl. 12-15:00 i haven (nærmere sted meddeles senere i opslagstavlen) for at hjælpe med at udfylde registreringsskemaerne 
  • børnearrangementet, den 25. maj 2019 (mere information senere)
  • havefest for alle kolonihavemedlemmer inklusive loppemarked i Bartholine Jørgensens Minde, den 15. juni 2019 kl. 15 (mere information senere)
  • ”Tour de kolonihave” til Kolonihaveforeningen Aablink ifm. netværksarbejde med resten af kolonihaveforeningerne i Aalborg, den 19. juni 2019 kl. 17:00-21:00 (for bestyrelsesmedlemmerne)

13. Punkter til næste møde

  • vi nåede desværre ikke følgende punkt fra have nr. 30 og vil sætte det med på kommende dagsorden samt undersøge det nærmere inden: ”Re-etablering af vejareal ifm. etablering af el-ledning til have 60 er ikke udført forskriftsmæssigt idet der er sket opfyldning med opgravet kridt. Opgravet kridt kan ikke genanvendes til re-etablering. Der bør udarbejdes re-etableringsforskrifter, når der skal graves i foreningens veje. I øvrigt er det Aalborg Kommune, der skal godkende opgravning i vejarealet jfr. Aalborg Kommunes almindelige bestemmeler og således ikke haveforeningen.” – de andre to punkter fra have nr. 30 er i forvejen besvaret i referatet

14. Eventuelt

Mange forårshilsner fra

Bestyrelsen i Bartholine Jørgensens Minde 🙂