Referat
Bestyrelsesmøde 12. marts 2019
Deltagere:
Petra, have nr. 79 (dagsorden + referat) – FORMAND
Charlotte Zon, have nr. 8 – NÆSTFORMAND
Jonna, have nr. 132 – KASSERER
Lisbeth, have nr. 110
Mødet er holdt inklusive suppleanterne (3. suppleant Charlotte, have nr. 121f)
Meldt afbud:
Jeanne, have nr. 145
Bestyrelsesmødet blev denne gang afholdt hos Jonna J
Dagsorden
1. Velkommen
2. Eventuelle tilføjelser/ændringer til referat fra sidst
3. Status på det aktuelle regnskab
- ikke nogle aktiviteter endnu
4. Status byggeansøgningerne
- det er vigtigt at vide for alle kolonihavemedlemmer, at en eventuel ombygning/tilbygning eller nybyggeri stadig skal godkendes hos bestyrelsen
5. Status på molokkerne
- Jonna og Martin mødes med kommunen i nær fremtid med henblik på det videre forløb og informerer efterfølgende
6. Havesalg siden sidst
- ingen solgte haver siden sidste bestyrelsesmøde
7. Introduktion til oplysninger for bestyrelsesmedlemmer, bl.a. adgang til medlemsdata
- Dropbox gennemgået med bestyrelsesmedlemmerne
- herunder også datasikkerhed/tavshedspligt (efter nye GDPR-regler)
8. Opfølgningpå arbejdsopgaverne i bestyrelsesgruppen
- affaldshåndtering i sæson 2019 (Martin og Jonna) – i gang
- bestilling afhøvling/genopretning af veje (Charlotte) – i gang
- opdatering af hjemmesiden inklusive plug-ins samt adgang til de nye bestyrelsesmedlemmer til Dropbox og mail (Martin) – løbende
- besvarelse af mails (Martin og Jonna) – løbende
- ”Indkørsel forbudt”-skilte – et billigere tilbud fra Jan (have nr. 119) godkendes af bestyrelsen; opsætning inden sæson 2019 starter
- håndtering af byggesager (Jeanne og Mathias) – løbende
- håndtering af haveoverdragelser (Jonna) – løbende
- styr på vedtægtsudvalget (Jonna) – i gang
- bestille haveaffaldscontainere (Jonna) – der afventes møde med kommunen
9. Registrering af kolonihaverne – dato for fælles registrering
- sidste år blev vi bedt om at registrere vores haver – og tak for den flotte tilbagemelding. Kommunen vil imidlertid gerne have flere oplysninge
- til det formål har de udarbejdet et skema, som vi alle skal udfylde
- skemaet samt informationer derom udsendes senere (samt dato for mulighed til fælles hjælp til udfyldelse)
10. Vigtige datoer
- den 30. marts 2019 kl. 12-13 – vandåbning
- Silvan-arrangement, den 5. april 2019 kl. 19.00 – se opslag på Facebook, hjemmesiden og opslagstavlen
- børnearrangement, den 25. maj 2019 (mere information senere)
- havefest for alle den 15. juni 2019 kl. 15 (mere information senere)
11. Punkter til næste møde
12. Eventuelt
- henvendelse fra flere haver ved Annebergstien om eventuel kontakt til Aalborg Kommune omkring åbning/lukning af bommene på Annebergstien: dette ligger dog desværre uden for bestyrelsens beføjelse – haverne bedes derfor selv rette henvendelse til kommunen
- der bedes derudover om løbende opslag af dagsordenen i opslagstavlen – dette når bestyrelsen desværre ikke selv og beder derfor et medlem om at hjælpe med at udføre opgaven (Petra tager kontakt)
- formandsmøde, den 27.marts 2019 kl. 19.00 (Jonna og Petra er tilmeldt som deltagere)
Næste møde foregår hos Lisbeth (Dannebrogsgade 20, 9000 Aalborg), tirsdag den 09. april 2019 kl. 17.00
Vel mødt!
Bestyrelsen i Bartholine Jørgensens Minde 🙂
HUSK, at der også i år ikke må foregå overnatning i kolonihaverne fra kl. 21:00 til 06:00! Vi glæder os til den 30. marts 2019, hvor vi må opholde os i haverne dag og nat igen! 🙂