• den 14. juni 2019

Bestyrelsesmøde 11. Juni 2019

Referat
Bestyrelsesmøde 11. juni 2019

Deltagere:
Petra, have nr. 79 (dagsorden + referat) – FORMAND
Charlotte Zon, have nr. 8 – NÆSTFORMAND
Jonna, have nr. 132 – KASSERER
Lisbeth, have nr. 110
Mathias, have nr. 148 

Meldt afbud:
ingen

Bestyrelsesmødet blev denne gang afholdt hos Lisbeth 🙂

1. Velkommen

  • sæsonens andet havesyn gik desværre ikke lige så godt som årets første i sidste måned: således var der desværre en del haver (næsten 30 ud af vores 160 haver), der denne gang ikke havde fået ordnet ukrudt m.m. inden havesynet – det er ærgerligt, fordi det tager både tid og energi for bestyrelsen at følge op på dette.
  • i bestyrelsen reflekterer vi dog samtidig over, hvad forklaringen kunne være, bl.a. var der ikke sendt en reminder ud på Facebook denne gang, der var en helligdag inden havesynet, som kunne have forvirret havemedlemmerne eller fået flere til at ”glemme”, hvor vigtigt det er at luge ukrudt mod vejen og op mod naboernes haver
  • vi vil derfor fremover igen sende en reminder fredagen inden et havesyn og håber, at alle havemedlemmer hurtigt får ordnet det manglende
  • de haver, som ikke kunne godkendes ved havesynet, er allerede blevet kontaktet per mail med muligheden for at undgå et gebyr.

2. Eventuelle tilføjelser/ændringer til sidste referat 

  • ingen

3. Status på det aktuelle regnskab

  • regnskabet ser fortsat fint ud – ingen afvigelser eller overraskelser i regnskabet
  • regnskabet kommer dog til at se lidt anderledes ud på grund af ændringerne orienteret om ved generalforsamlingen i år (depositum blev tilbagebetalt ved reduktion af 1.halvårs haveleje)
  • samtidig er der ikke mange indtægter på overdragelser og vurderinger i øjeblikket – der er ikke mange haver til salg, som på mange måder er positivt, men kan komme til at udfordre os senere på året, da der er budgetteret med 15.000kr (beløbet er i år allerede sat ned fra 30.000kr fra 2017)
  • derudover er der ikke nogen større udgifter endnu (kun dem, der er budgetteret med i forvejen)

4. Status byggeansøgningerne

  • det er fortsat meget vigtigt at vide for alle kolonihavemedlemmer, at en eventuel ombygning/tilbygning eller nybyggeri stadig skal godkendes hos bestyrelsen, inden ansøgeren selv sender den videre til kommunen til godkendelse
  • på nuværende tidspunkt er der ingen byggeansøgninger, der afventer godkendelse fra bestyrelsen
  • Mathias har overtaget denne opgave fra Jeanne; Petra kommer desuden med ind over opgaven og vil blive lært op i løbet af de kommende måneder 
  • der aftales desuden, at Mathias vil bede om, fremover at modtage den direkte sms fra Kaj John, når der skal foretages en vurdering af haverne (tidligere modtog Jonna disse beskeder), og herefter vil de andre bestyrelsesmedlemmer byde ind for at være med til vurderingerne (for at alle får et godt indblik i dette)

5. Status på molokkerne – opdatering på containerløsningen/-situationen

  • Jonna og Martin arbejder fortsat ihærdigt på vores molokløsning, som desværre kommer til at tage længere tid end oprindeligt forventet
  • i øjeblikket er vores bedste bud, at molokkerne bliver etableret efter højsæsonen, dvs. i september/oktober og dermed må klare en sæson mere med vores containere
  • bestyrelsen henstiller i den forbindelse alle til at byde ind ift. frem-og tilbagekørsel af containerne de respektive dage
  • der vil komme løbende opslag på Facebook samt opslag på opslagstavlen med kalender for afhentning af containerne
  • i 2018 blev containerne tømt hver 14. dag – både restaffald og sorteret affald; restaffald bliver også i år afhentet hver 14. dag, men pap/papir og plast/metal bliver dog kun hentet hver 4. uge (cirka en gang om måneden)
  • bestyrelsen holder øje med, om der bliver behov for flere containere hen over sommeren og informeres selvfølgelig også fortsat løbende

6. Havesalg siden sidst

  • der er ikke solgt nogen haver siden sidst

7. Opfølgningpå arbejdsopgaverne i bestyrelsesgruppen

  • bestyrelsen mødes omkring arbejds- og -gruppefordeling senere på måneden, da der denne gang ikke var tid til at se det hele igennem
  • se eventuelt oversigten over flere af vores faste arbejdsopgaver i de foregående referater
  • hermed oversigt over de vigtigste opgaver indtil videre:
  • ”Indkørsel forbudt”-skilte – resten af skiltene bliver sat op den 15. maj 2019
  • håndtering af byggesager (Mathias) – løbende (se ovenfor)
  • håndtering af haveoverdragelser (Jonna) – løbende
  • modernisering af vedtægterne v/ samling af vedtægtsudvalget (tidligere Jonna, nu overdraget til Petra) – indkaldelse til første møde inden næste bestyrelsesmøde, medlemmerne af vedtægtsudvalget, som meldte sig ved generalforsamlingen vil blive kontaktet om tid og sted
  • bestilling af haveaffaldscontainere samt tømning af dem (Jonna) – der arbejdes p.t. på en mere holdbar midlertidig løsning (se ovenfor)
  • formulering af gaveregulativ til frivillige i haveforeningen (Charlotte Zon) – der er i bestyrelsen ikke stemning for at få lavet et gaveregulativ uden opbakning fra en generalforsamling, da det involverer økonomien
  • registrering af kolonihaverne (Lisbeth og Jonna) – løbende
  • planlægning arbejdshold til containertømning (Lisbeth) – løbende
  • netværksarbejde med resten af kolonihaverne på Annebergvej (Petra) – i gang

8. Opfølgning og evaluering af ”vejrenovering”/vejafhøvlingen i maj 2019 

  • bestyrelsen havde valgt at bruge samme firma, som de sidste år, og udnyttede det vejrmæssige gode tidspunkt i slutningen af maj for at få gennemført årets vejafhøvling
  • der er både tilfredse stemmer, men også til dels utilfredshed over en overfladisk vejafhøvling nogle steder, derfor vil bestyrelsen arbejder videre på at få lavet et samlet tilbud for flere kolonihaveforeninger i Aalborg
  • derudover er det vigtigt, at alle havemedlemmer fortsat fylder huller i vejene op med grus fra bunkerne (og ikke almindelig sand eller jord, da dette hurtigt udvaskes af regnen igen), der er stillet til rådighed til formålet

9. Opfølgning på registrering af kolonihaverne – hvordan går processen?

  • der mangler fortsat 29 registreringer fra vores havemedlemmer – bestyrelsen ringer til Nordjysk Kreds for at få afklaret, hvordan vi fortsætter processen
  • hermed stor ros til alle dem, der allerede har afleveret deres registreringsskemaer, og mange tak for de hyggelige stunder med jer, der mødte op på de tidspunkter, hvor bestyrelsen tilbød vejledning og rådgivning…

10. Spørgsmål vedr. re-etablering af vej-areal efter opgravning?!

  • Pågældende have kontaktes ift. genetablering af vejen efter opgravningen (Petra)

11. Spørgsmål: Storskrald?!

  • bestyrelsen har modtaget en forespørgsel om bestilling af en container til storskrald
  • desværre findes der ikke længere kommunens tilbud med en gratis ”Ren dag”-container, som bestyrelsen gjorde brug af for to år siden
  • samtidig opleves ikke nogen efterspørgsel af en storskrald-container, da havemedlemmerne selv kører deres skrald til kommunens affaldstationer 
  • samtidig byder en storskrald-container på en stor udfordringen: der skal sorteres og ikke alt må smides i storskrald længere – Hvem ville eventuelt stå for sorteringen? Hvem vil holde vagt?
  • derfor må forslaget på nuværende tidspunkt afvises, vil dog gerne diskuteres igen ved bredt efterspørgsel fra havemedlemmerne 
  • samtidig orienteres hermed, at gasmanden kommer efter aftale (oftest en lørdag formiddag) og gerne tager metalaffald med – bestyrelsen vil forsøge at aftale en dato og efterfølgende melde datoen ud til alle havemedlemmer

12. Spørgsmål have nr. 110: Fast procedure ifm. henvendelser efter havesyn, ubetalte betalinger, regninger m.m.?!

  • dette spørgsmål brugte bestyrelsen en del tid på i starten af dette bestyrelsesmøde og besluttede, at vi holder fast i vores procedure om at henvende os til de ikke godkendte haver efter havesynet, hvorefter der følges op og eventuelt udstedes en gebyr (medmindre haven er ordnet inden for tidsfristen)

13. Vigtige datoer

  • havefest for alle kolonihavemedlemmer i Bartholine Jørgensens Minde, den 15. juni 2019 kl. 15 er desværre aflyst.
  • Bestyrelsen vil dog gerne opfordre alle til at bakke op omkring loppemarkedet(se opslag i hele Vestbyen) arrangeret af have 81 og 82 samme dato – kom endelig og deltage også efterfølgende, hvor vi sætter borde ud til fælles hygge og snak.
  • ”Tour de kolonihave” til Kolonihaveforeningen Aablink ifm. netværksarbejde med resten af kolonihaveforeningerne i Aalborg, den 19. juni 2019 kl. 17:00-21:00 (for bestyrelsesmedlemmerne)

14. Punkter til næste møde

15. Eventuelt

  • bestyrelsen takker alle havemedlemmer, som hurtigt fik meldt ind ift. vores overraskende overforbrug af vand fundet allerede i starten af denne sæson – der kan hermed orienteres om, at der i den forbindelse er opdaget en lækage i en privat have (desværre for den enkelte have, men heldigt for resten af foreningen, da dette betyder, at hovedvandledningen er uberørt og intakt)
  • bestyrelsen holder løbende øje med vandforbruget og vil opfordre alle havemedlemmer til at gøre det samme cirka en gang om ugen eller hver 14. dag

Mange solrige sommerhilsner fra

Bestyrelsen i Bartholine Jørgensens Minde 🙂